Gythas Forum

Hallo zusammen,

könnt ihr mir bitte mal sagen, wie ihr eure Emails abspeichert, sofern ihr sie aufheben müsst?

Wir diskutieren hier seit heute mal wieder über die Vorgehensweise, da die Flut einfach so groß ist und man dringend um Erleichterung der Ablage bittet.

Derzeit ist es so, wie im anderen Thread schon aufgeführt, das die relevante Mail im .txt-Format abgespeichert wird und die Anlagen extra, da die Anlage, sofern im Outlook-Format gespeichert nicht erkenntlich sind, ob da was dabei war oder nicht und wie viel. Sicher, ist das super einfach weil gleich rübergezogen aber so findet man bei einem Projekt und hunderten von Mails irgendwann seine Beigaben nicht mehr.

Wie läuft denn das bei Euch?

Man sieht doch die Anlagen, wenn ich Mails im Outlook-Nachrichtenformat abspeichere. Versteh ich nicht ...

nur wenn ich die mail aufmache nele. sonst hast du nur ein gelbes fenster da.

ach so ...

Wir speichern kaum Mails in Ordner ab. Jeder hat zusätzlich zu seiner Inbox ein persönliches Postfach, in das Mails abgespeichert werden können bzw. müssen, sobald die Inbox zu voll wird.

ich hoffe ja noch auf antworten. bei projektbezogenen themen ist das durchaus wichtig, insbesondere wenn berechnungen oder sonst was geschickt wird. natürlich wird nicht alles aufgehoben, nur das wirklich notwendige.

Ich speichere sie im Projektordner, wenn ich es brauche, mach ich es auf. Eine Anlage, falls relevant, wird separat abgespeichert. Oft speichere ich nur die Anlage zum Beispiel bei meinen Messeplanungen: Das pdf mit dem Plan wird gespeichert, das mail vom Messebauer nur, wenn wirklich spezielle Absprachen drin sind. Wichtig ist, dass die Namen der gespeicherten DAteien aussagefähig sind.

Außerdem speichere ich meine gesendeten mails nach Monaten sortiert, aber nur ein Jahr lang, dann kommen sie in den Papierkorb.

Bislang bin ich gut damit gefahren.

Wir haben ein elektronisches Archivierungssystem, da werden nicht nur normale Papierunterlagen eingescannt, sondern mit einer entsprechenden Office-Erweiterung auch die Sachen u.a. aus Outlook archiviert. Die werden im Outlook-Format abgelegt und sind später genau so wieder über Outlook als E-Mail zu öffnen.

gytha, kannst du mir den namen der software bitte geben?

und wie funktioniert das mit outlook. muss man die projektnamen vorher definieren, damit das auch richtig zugeordnet werden kann? oder muss man einfach den auftrag geben diesen ordner da und da hin archivieren?

Wir arbeiten mit der Firma Easy Software AG zusammen.
Wie ihr das strukturiert, bleibt letzten Endes euch überlassen. Wir haben z.B. verschiedene Speicherarchive definiert, z.B. Buchhaltung, Verkauf, Produktion etc. Unser eindeutiges Kennzeichen ist die Kundennummer, die es für jeden Kunden gibt. Über die wird dann in das entsprechende Archiv archiviert.
Die Suchfunktion erlaubt dann die Suche anhand der Kundennummer entweder über alle oder gezielt über ausgewählte Archive, wie man möchte. Ist sehr komfortabel, aber auch nicht billig.

besten dank ich schau mir das mal an