Gythas Forum

Wir hatten vorige Woche unser LOB-Gespräch. Neben den üblichen Punkten habe ich eine neue Aufgabe, die ich zusammen mit unserer kaufmännischen Leiterin lösen soll, bekommen.

Ich soll mich über Möglichkeiten einer elektronischen Dokumentenablage, technische Voraussetzungen, Kosten usw. kundig machen und diese möglichst im laufenden Jahr bei uns einführen.

Eines unserer beteiligten Unternehmen arbeitet bereits mit einem System: ELO = Elektronischer Leitzordner. Das können wir uns mal vor Ort ansehen.

Welche Systeme werden bei euch eingesetzt? Wie läuft das in der Praxis ab?

Für eure Meinungen und Anregungen bedanke ich mich schon mal.

LG - Rosebud

Wir haben letztes Jahr auch ELO eingeführt.

In der Praxis läuft es so, dass alle unsere Schriftstücke (Briefe, Vermerke, Gutachten) schon im ELO erstellt und bearbeitet werden. Ich fände es besser, es nur als reines Archiv für die fertigen Dokumente zu nutzen. Wir nutzen es bisher nur als Ablage, keine Wiedervorlage oder ähnliches.

Alles projektbezogenen Schriftstücke werden als tif eingescannt und entsprechend abgelegt. Papier wird nach wie vor trotzdem aufbewahrt und bekommt zur Kennzeichnung, dass es eingescannt ist oben rechts ein Loch.
Wir handhaben es so, dass das Sek das Schriftstück einscannt und entweder selbst an entsprechender Stelle ablegt, oder wenn der Ablageort nicht 100% deutlich ist, wird es dem entsprechenden Sachbearbeiter in dessen ELO-Postbox geschoben und der legt es ab.

Nur die alten Arbeitsakten aus dem Archiv haben wir eingescannt, abgelegt und die eigentliche Akte dann vernichtet.

Besonders toll find ich die Suchfunktion über Volltext. Das geht richtig gut und fix.

Probleme gab und gibt es aber schon einige. Aber wir arbeiten dran

Danke Sophie, ich kann mir das in der Praxis noch nicht so richtig vorstellen.

Wird bei euch die Eingangspost direkt eingescannt und dann per Mail an die Zuständigen (oder direkt in die *wiehießdasDing* "ELO-Postbox") geschoben?

LG - Rosebud

Papierpost wird nach Sichtung durch die GF in die Fächer der Bereichsleiter verteilt, diese verteilen sie an ihre Sachbearbeiter

Analog dazu scanne ich nach Sichtung durch die GF die Eingangspost "tif"-Format am Kopierer ein, sie landet dann in meiner ELO-Postbox.
Dann verschieb ich (per Mausklick "versenden in andere Postbox") sie in die jeweilige ELO-Postbox (quasi das E-Mail-Eingangsfach bei ELO), die Bereichsleiter schieben sie weiter zu den Sachbearbeiter und die legen sie in der Dateistruktur ab.

Papierpost wird nach Sichtung durch die GF in die Fächer der Bereichsleiter verteilt, diese verteilen sie an ihre Sachbearbeiter

Analog dazu scanne ich nach Sichtung durch die GF die Eingangspost "tif"-Format am Kopierer ein, sie landet dann in meiner ELO-Postbox.
Dann verschieb ich (per Mausklick "versenden in andere Postbox") sie in die jeweilige ELO-Postbox (quasi das E-Mail-Eingangsfach bei ELO), die Bereichsleiter schieben sie weiter zu den Sachbearbeiter und die legen sie in der Dateistruktur ab.